Vous démarrez une entreprise et êtes soucieux de votre future gestion ? Ou peut-être êtes-vous déjà la tête dans le guidon et souhaitez reprendre votre gestion comptable entre vos mains ? Dans cet article, découvrez comment tenir une comptabilité lorsque vous démarrez votre entreprise. A la base de toute la communication financière, la comptabilité est un outil de gestion puissant, mais parfois difficile à appréhender. A nos fourneaux, direction le monde de la comptabilité.
La comptabilité est un langage financier qui permet de traduire l’activité d’une entreprise selon des codes et des normes bien définies. L’objectif de la comptabilité est alors de faciliter la communication financière entre les hommes en veillant à ce que chacun utilise un même référentiel pour évaluer la santé financière de son entreprise.
La comptabilité fait partie des métiers les plus vieux du monde, puisqu’on en retrouve des traces à l’ère mésopotamienne sur des tablettes d’argiles. Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez notre article dédié à quoi sert la comptabilité.
Il existe 2 grands types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. La comptabilité utilisée pour communiquer entre sociétés et de manière générale est la comptabilité d’engagement. En effet, la comptabilité de trésorerie étant plus rustique, elle n’est réservée qu’à des cas plus précis.
La comptabilité de trésorerie consiste en un suivi des mouvements de trésorerie de l’entreprise. Quand j’encaisse je comptabilise, quand je paie je comptabilise. Le problème est qu’une entreprise n’est pas représentée seulement par ce qu’elle possède dans son compte en banque. Car entre le moment où l’on signe un contrat et celui où on encaisse l’argent, il peut se passer un peu de temps. De plus, ce type de comptabilité ne permet pas de gérer la trésorerie de son entreprise.
Pour pallier à ce problème, la plupart des sociétés doivent tenir une comptabilité dite « d’engagement ». On ne comptabilise plus une recette ou une charge au moment où l’argent rentre/sort, mais au moment où l’engagement est pris. Et cet engagement se matérialise à 99% du temps par un contrat, une facture, un ticket de caisse… D’où l’importance de bien conserver vos justificatifs comptables.
La comptabilité générale et donc la tenue d’une comptabilité repose sur de nombreux principes : principe de prudence, principe de séparation des exercices, principe d’intangibilité du bilan… Mais ce ne sont pas les principes techniques qui nous intéressent ici. Pour tenir une comptabilité lorsque l’on commence son entreprise, il faut d’abord comprendre à quoi va servir notre comptabilité (cf. premier titre, article dédié).
Tenir une comptabilité permet de répondre à 3 objectifs :
De nombreux entrepreneurs ont tendance à minimiser l’impact de leur comptabilité sur leur vie d’affaires ou leur gestion au quotidien. Hélas, développer une société sans tenir de comptabilité régulière, ça revient à prendre le départ d’une course sans enlever le frein à main.
Si vous souhaitez donc partir sur des bases saines, vous l’aurez compris, il vaudra mieux confier votre comptabilité à un expert-comptable. Ce qui ne signifie pas que votre expert-comptable est votre secrétaire personnelle. Intéressez-vous au sujet mais surtout, facilitez-lui le travail en mettant en place une communication des éléments rigoureuse et complète. Moins de temps il passera à monter vos comptes, plus de temps il aura pour vous conseiller.
Si vous souhaitez tout de même réaliser votre comptabilité vous-même, alors vous allez d’abord devoir vous cantonner à la comptabilité de trésorerie. Tenir une comptabilité d’engagement sans avoir de notions comptables basiques (voir renforcées) est un risque important pour l’entreprise. Notamment en cas de contrôle, car le « vous comprenez je fais ma comptabilité tout seul » n’aura aucun impact sur le contrôleur en face de vous qui s’en donnera à cœur joie.
Voici les consignes pour tenir une comptabilité de trésorerie quand vous démarrez votre entreprise.
Le but de la comptabilité de trésorerie est de suivre les mouvements de trésorerie. Chaque mois, reprenez votre relevé bancaire et affectez chaque dépense et chaque produit en conséquence. Un compte de classe 6 pour les charges, un compte de classe 7 pour les produits. Servez-vous du plan comptable général pour définir les bons numéros de comptes.
Et oui, en tant que chef d’entreprise, vous êtes garant de la comptabilité de votre entreprise. Ce qui signifie qu’en cas de contrôle ou de litige, vous devez être capable de fournir les justificatifs qui ont permis de monter vos comptes. Le délai de conservation en cas de contrôle fiscal sera de 3 ans. Il peut aller jusqu’à 5 ans dans certains cas. Mais certaines actions en justice peuvent être prescriptibles pendant 10 ans. A vous devoir quel risque vous souhaitez prendre, et quel délai vous souhaitez appliquer.
N’oubliez pas que le but de votre comptabilité est entre autres de calculer l’impôt dû. Certains paiements ou encaissements peuvent contenir de l’impôt. On pense notamment à la TVA. Si vous êtes soumis à TVA, vos encaissements ne sont pas à 100% dans votre poche. Et comme la TVA n’est pas considérée comme une charge ou un produit (mais un impôt que vous collectez pour son compte), vous devrez alors veiller à bien ventiler vos dépenses / recettes. Petit indice, l’impôt se comptabilise dans un compte 44.
Tenir une comptabilité de trésorerie n’est pas une option ouverte à tout le monde. En fait, elle n’est ouverte qu’aux entrepreneurs individuels qui n’ont pas levé d’option pour l’impôt sur les sociétés, et aux professions libérales exercées en nom propre.
Si vous souhaitez tenir une comptabilité d’engagement, alors une formation en comptabilité (type BTS comptabilité) sera le minimum requis. N’oubliez pas, en tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable tant sur le plan civil que sur le plan pénal des comptes de votre entreprise.